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Protocollo

Gestisci la corrispondenza in entrata e uscita al meglio!

Protocollo è l’applicazione smart per poter archiviare e protocollare in modo semplice e rapido i tuoi documenti e assegnarli agli uffici di competenza.

La protocollazione è una procedura importante a cui devono essere sottoposti tutti i documenti aziendali ricevuti, prodotti e inviati dall’azienda, per essere registrati secondo norma e organizzati secondo uno schema efficiente per la classificazione, la conservazione e il reperimento.

L’evoluzione del protocollo digitale consente di agevolare la corretta registrazione del protocollo, eliminando gli svantaggi del cartaceo e soprattutto conferendo autenticità e sicurezza al documento annotato all’interno del protocollo.

Richiedi Informazioni

La protocollazione fa sì che ogni documento aziendale sia inserito all’interno del registro, andandone a specificare

Creazione protocolli

Protocolla i tuoi documenti con un click! Ogni documento sarà identificato con un numero univoco, classificato e archiviato, in modo che sia sempre disponibile nel tempo e valido legalmente come documento informatico.

Attraverso la sezione Coda, potrai organizzare i documenti secondo una classificazione stabilita (suddivisa per cartelle, ad esempio Competenza, Anno, Sezionale) che consenta la protocollazione automatica. Immagina di creare una coda di documenti dell’Ufficio Tecnico, suddivisa per arrivo, lasciando che sia il sistema a generare automaticamente i protocolli numerandoli in modo progressivo per quell’ufficio specifico.

Assegnazione protocollo

Una delle funzionalità più importanti del sistema di protocollo è quello di poter assegnare i documenti ai gruppi/uffici per competenza e per conoscenza. Così, nella fase di salvataggio, il documento sarà visualizzato solo dagli utenti a cui il protocollo è stato assegnato.
Gli utenti all’interno dei gruppi definiti riceveranno via mail la notifica di avvenuta registrazione del documento e troveranno tutte le informazioni relative al protocollo, oltre a un link per poter visualizzare il documento in Legalsolutiondoc.

Protocollazione da mail

Agganciando uno o più account di posta o PEC, potrai protocollare direttamente l’email con i relativi allegati e acquisire le informazioni presenti nell’email (data, oggetto, email, ecc ecc). Basterà un click per ottenere la generazione di un protocollo, in base alle informazioni riportate nella mail.

Altre funzionalità utili

Stampa registrato di protocollo: ovvero un report pdf che conterrà un elenco dei protocolli per i quali è stata effettuata una ricerca
Estrazione documenti: ovvero un’esportazione dei documenti presenti nel sistema per consultarli esternamente o inviarli a utenti esterni all’azienda.

Gestione Allegati

Direttamente della schermata del protocollo, potrai visualizzare i documenti allegati e aggiungerne altri. La funzione drag and drop ti consentirà di acquisire facilmente gli allegati che vuoi aggiungere al protocollo.
Qualora il documento sia stato emesso per errore, potrai anche effettuare l’Annullamento del Protocollo in pochi semplici passi, con la possibilità di inserire informazioni dettagliate circa l’operazione in questione.

Timbro su PDF

Se il protocollo registrato contiene un pdf, Protocollo consentirà di apporre sul pdf un timbro, indicante le informazioni basilari del protocollo generato, come il numero di protocollo e la data. Così non dovrai perdere tempo per stampare e timbrare il documento manualmente!

Ricerca

Effettua in pochi passaggi una ricerca dei documenti di cui hai bisogno! Ti basterà impostare i filtri di ricerca in base alle informazioni di protocollo registrate (numeratore, anno, mittenti, ecc), o in base alla ricerca di parole chiave grazie alla ricerca full text, per far sì che il sistema filtri direttamente i documenti che soddisfano la ricerca eseguita.

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